Где тендерный отдел теряет заявки и деньги
Где тендерный отдел теряет заявки и деньги
Семь потерь в тендерном процессе и как закрыть их в Битрикс24
От выбора тендера до разбора проигрыша: где ошибки обходятся дороже всего и что с этим делать
Заявку отклонили не из-за цены. По условиям закупки выписка из ЕГРЮЛ должна была быть не старше 30 дней. К заявке приложили файл выписки, скачанный для прошлого тендера. Он устарел на два дня. Три недели работы юриста, экономиста и технического специалиста ушли впустую.
Команда при этом работала хорошо. Проблема в другом: такие вещи держатся на памяти конкретного человека. Пока тендеров немного, это работает. Когда их десятки одновременно, что-то обязательно упускается.
Мы разобрали тендерный процесс и выделили семь моментов, где отдел чаще всего теряет заявки и деньги. Для каждого покажем, как закрыть потерю в Битрикс24.
Семь потерь: от выбора тендера до разбора проигрыша
Отбор: силы уходят на безнадежные тендеры
Сервис поиска присылает десятки тендеров в день. Отдел берет в работу все, что подошло по ключевым словам. Решение «участвуем» часто принимают на ходу, без оценки шансов.
В итоге команда неделями готовит заявки, в которых шансов не было: цена ниже себестоимости, нет нужного опыта, требования написаны под конкретного поставщика. А на перспективные тендеры не хватает времени.
Каждый новый тендер попадает на этап оценки. Ответственный заполняет карточку по критериям, например:
- соответствие предмета закупки профилю компании;
- ожидаемая маржинальность;
- наличие опыта и документов, которые требует заказчик;
- загрузка команды на период подготовки и исполнения;
- история работы с заказчиком;
- признаки того, что требования составлены под другого поставщика.
По этим критериям можно настроить скоринг. Каждому критерию присваивается вес, итоговый балл считается автоматически. Тендеры с низким баллом отсекаются сразу, с высоким идут в работу, пограничные — на решение руководителя.
Кейс «Синтек»: автоматическая оценка проектов по целевым критериям Бизнес-процесс рассчитывает процент соответствия проекта критериям компании, руководитель получает готовую оценку и принимает решениеРешение «участвуем» или «не участвуем» фиксируется с причиной из списка. Без причины тендер дальше не двигается. Через несколько месяцев по этим данным видно, почему отдел чаще всего отказывается от тендеров, и можно точнее настроить фильтры поиска.
Изменения извещения: работа по старой версии
Подготовка уже идет. Заказчик вносит изменения в документацию или публикует разъяснения по запросам участников. Кто-то из команды узнал об этом, кто-то нет. Часть документов готовится по старым требованиям.
Это опасно еще и тем, что изменения часто касаются мелочей: другой формы документа, нового требования к опыту, сдвига сроков. Их легко пропустить.
Изменение фиксируется в карточке тендера: что изменилось, дата, файл новой редакции. Робот возвращает тендер на этап проверки и отправляет уведомление всем участникам подготовки. Каждый ответственный получает задачу: проверить свою часть заявки с учетом изменений.
Если тендеры приходят в Битрикс24 через интеграцию с сервисом поиска, изменения извещения можно получать автоматически. Об этом — ниже.
Документы с истекающим сроком
Выписки, справки об отсутствии задолженности, лицензии, членство в СРО, доверенности, сертификаты. У каждого документа свой срок действия, а у заказчика — свои требования к «свежести». Сроки отслеживают вручную или не отслеживают вовсе. Просроченный документ в заявке — основание для отказа.
В Битрикс24 создается библиотека документов компании. Для каждого документа хранятся:
- тип документа;
- актуальный файл;
- дата выдачи и дата окончания действия;
- ответственный за обновление.
За несколько дней до окончания срока ответственный получает задачу на обновление. Если документ не обновлен вовремя, об этом узнает руководитель.
При подготовке заявки видно, какие документы из требований закупки уже есть и актуальны, а какие нужно запросить или обновить.
Такую библиотеку мы настроили и используем в нашей компании. Это не концепция, а рабочий инструмент, который закрывает проблему просроченных документов.
Решение о цене в последний момент
До торгов никто не зафиксировал, до какой цены компания готова снижаться. Решение принимают во время торгов, по телефону, под давлением. Итог — либо проигрыш из-за лишней осторожности, либо победа с нулевой маржой.
До торгов экономист заполняет в карточке тендера расчет: себестоимость, целевая маржа, минимальная допустимая цена. Расчет уходит на согласование по маршруту:
Каждый видит расчет и согласует или возвращает с комментарием. Специалист, который участвует в торгах, заранее знает согласованную минимальную цену и свои полномочия.
Итоговая цена после торгов тоже фиксируется в карточке. Эти данные потом работают на анализ проигрышей и прибыльности контрактов.
Замороженные деньги
Обеспечение заявок, обеспечение исполнения контрактов, обеспечение гарантийных обязательств, банковские гарантии. Деньги заблокированы на разные сроки в разных тендерах. Общую сумму и даты возврата часто не знает никто, включая собственника.
Отдельная проблема — возврат. Обеспечение исполнения контракта заказчик возвращает после исполнения обязательств, и на практике часто только после письменного запроса поставщика. Если никто не напомнил, деньги лежат у заказчика месяцами.
В карточке каждого тендера фиксируются суммы обеспечения, вид обеспечения и ожидаемая дата возврата. Из этих данных строится отчет: сколько денег сейчас в обеспечении, по каким тендерам, когда должны вернуться, что уже просрочено.
Наступает срок возврата — ответственный получает напоминание
Письмо-запрос заказчику формируется из шаблона с данными из карточки
Деньги не вернулись в срок — робот ставит задачу на повторный запрос
В письмо автоматически подставляются номер закупки, реквизиты контракта, сумма и банковские реквизиты. Остается проверить и отправить.
Победа, которая оборачивается проблемой
Тендер выигран. Отдел выдохнул и переключился на следующие заявки. А тем временем идут сроки на подписание контракта и внесение обеспечения исполнения.
Риск по 44-ФЗ. За уклонение от заключения контракта победителя могут включить в реестр недобросовестных поставщиков. Это закрывает доступ к госзакупкам.
Выигранный тендер автоматически переходит на этап заключения контракта. Ответственные получают задачи со сроками: подготовить обеспечение исполнения, проверить проект контракта, подписать. Если срок под угрозой, руководитель узнает об этом заранее, а не в последний день.
После подписания контракт передается в исполнение: создается сделка или проект со всей историей тендера, документами и контактами заказчика. Команде исполнения не нужно заново собирать информацию.
Проигрыши без выводов
Тендер проигран — его закрывают и забывают. Никто не записывает, кто победил, с какой ценой и почему отклонили нашу заявку. Та же ошибка повторяется в следующем тендере.
Закрыть тендер можно только после заполнения результата:
- победитель;
- цена победителя и наша цена;
- причина проигрыша или отклонения — из списка.
По 44-ФЗ эти данные публикуются в протоколах, их остается перенести в карточку.
Победитель сохраняется в CRM как компания-конкурент. Через год у отдела есть база: кто с кем конкурирует, по каким заказчикам, с каким снижением цены. Это прямо влияет на отбор тендеров и решение о цене.
Самое обидное в тендерах — проиграть не по цене, а из-за мелочи: просроченной справки, пропущенного разъяснения, забытого срока. Такие ошибки не видны, пока не случатся. Поэтому мы вынесли все, что держалось на памяти, в Битрикс24. Теперь система напоминает раньше, чем человек успевает забыть.
Аналитика: где узкое место именно у вас
У каждой компании свой тендерный процесс. Но типовые этапы выглядят примерно так:
Когда все тендеры проходят через один процесс в Битрикс24, по этим этапам можно считать показатели. Например:
- какая доля найденных тендеров проходит отбор;
- сколько поданных заявок допускают к торгам;
- какая доля торгов заканчивается победой;
- сколько времени тендер проводит на каждом этапе;
- на каком этапе и по какой причине отсеивается больше всего тендеров.
Эти цифры показывают, где отдел теряет больше всего:
| Что видно в цифрах | Где искать причину |
|---|---|
| Много заявок отклоняют при рассмотрении | Документы и качество подготовки |
| Заявки допускают, но не выигрывают | Цена или выбор тендеров |
| Отбор пропускает почти все | Критерии оценки слишком мягкие |
Для руководителя отдела это инструмент настройки работы команды. Для собственника — понятная картина: сколько тендеров отдел реально может отработать, сколько денег приносит и где его можно усилить без расширения штата.
Как тендеры попадают в Битрикс24 автоматически
Тендеры можно заводить вручную. Но при большом потоке ручной перенос данных — это и время, и ошибки. Если сервис поиска тендеров, которым пользуется компания, передает данные через API, его можно подключить к вашему Битрикс24.
- номер закупки и ссылку на извещение;
- заказчика — карточка компании создается в CRM, реквизиты подтягиваются по ИНН;
- предмет закупки и начальную цену;
- размер обеспечения заявки и контракта;
- сроки подачи заявок, рассмотрения и торгов;
- файлы документации;
- изменения извещения и разъяснения по уже загруженным тендерам.
- 1Сервис поиска находит тендер по настроенным фильтрам.
- 2Данные передаются в Битрикс24, создается карточка тендера.
- 3Система проверяет дубли по номеру закупки: если тендер пришел из двух источников, карточка будет одна.
- 4Назначается ответственный, запускается оценка и скоринг.
- 5Если по тендеру выходят изменения, они попадают в существующую карточку, и запускается сценарий из раздела 02.
Если у сервиса есть готовое приложение в Маркетплейсе Битрикс24, подключение проще. Если нет — интеграция настраивается через REST API Битрикс24. В обоих случаях для работы интеграций нужна подписка на Маркетплейс.
Как это собрать в Битрикс24
Все описанные сценарии строятся на стандартных инструментах Битрикс24:
- Смарт-процесс «Тендеры» — карточка тендера со своими полями и этапами;
- Смарт-процесс «Документы компании» — библиотека документов со сроками действия;
- Роботы — постановка задач, уведомления, напоминания, контроль сроков;
- Бизнес-процессы — маршруты согласования цены и документов;
- Генератор документов — письма и документы по шаблонам с подстановкой данных;
- Отчеты и BI-конструктор — аналитика по этапам, результатам и обеспечению;
- REST API — интеграция с сервисами поиска тендеров.
Смарт-процессы и бизнес-процессы доступны на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз».
С чего начать
Не стоит автоматизировать все сразу. Порядок, который мы рекомендуем:
Посмотрим на ваш тендерный процесс вместе
Еще статьи по теме
07 августа 2025
03 июля 2025
10 марта 2025