Золотой партнер
Золотой партнер
Семь потерь в тендерном процессе и как закрыть их в Битрикс24
От выбора тендера до разбора проигрыша: где ошибки обходятся дороже всего и что с этим делать
Заявку отклонили не из-за цены. По условиям закупки выписка из ЕГРЮЛ должна была быть не старше 30 дней. К заявке приложили файл выписки, скачанный для прошлого тендера. Он устарел на два дня. Три недели работы юриста, экономиста и технического специалиста ушли впустую.
Команда при этом работала хорошо. Проблема в другом: такие вещи держатся на памяти конкретного человека. Пока тендеров немного, это работает. Когда их десятки одновременно, что-то обязательно упускается.
Мы разобрали тендерный процесс и выделили семь моментов, где отдел чаще всего теряет заявки и деньги. Для каждого покажем, как закрыть потерю в Битрикс24.
Сервис поиска присылает десятки тендеров в день. Отдел берет в работу все, что подошло по ключевым словам. Решение «участвуем» часто принимают на ходу, без оценки шансов.
В итоге команда неделями готовит заявки, в которых шансов не было: цена ниже себестоимости, нет нужного опыта, требования написаны под конкретного поставщика. А на перспективные тендеры не хватает времени.
Каждый новый тендер попадает на этап оценки. Ответственный заполняет карточку по критериям, например:
По этим критериям можно настроить скоринг. Каждому критерию присваивается вес, итоговый балл считается автоматически. Тендеры с низким баллом отсекаются сразу, с высоким идут в работу, пограничные — на решение руководителя.
Кейс «Синтек»: автоматическая оценка проектов по целевым критериям Бизнес-процесс рассчитывает процент соответствия проекта критериям компании, руководитель получает готовую оценку и принимает решениеРешение «участвуем» или «не участвуем» фиксируется с причиной из списка. Без причины тендер дальше не двигается. Через несколько месяцев по этим данным видно, почему отдел чаще всего отказывается от тендеров, и можно точнее настроить фильтры поиска.
Подготовка уже идет. Заказчик вносит изменения в документацию или публикует разъяснения по запросам участников. Кто-то из команды узнал об этом, кто-то нет. Часть документов готовится по старым требованиям.
Это опасно еще и тем, что изменения часто касаются мелочей: другой формы документа, нового требования к опыту, сдвига сроков. Их легко пропустить.
Изменение фиксируется в карточке тендера: что изменилось, дата, файл новой редакции. Робот возвращает тендер на этап проверки и отправляет уведомление всем участникам подготовки. Каждый ответственный получает задачу: проверить свою часть заявки с учетом изменений.
Если тендеры приходят в Битрикс24 через интеграцию с сервисом поиска, изменения извещения можно получать автоматически. Об этом — ниже.
Выписки, справки об отсутствии задолженности, лицензии, членство в СРО, доверенности, сертификаты. У каждого документа свой срок действия, а у заказчика — свои требования к «свежести». Сроки отслеживают вручную или не отслеживают вовсе. Просроченный документ в заявке — основание для отказа.
В Битрикс24 создается библиотека документов компании. Для каждого документа хранятся:
За несколько дней до окончания срока ответственный получает задачу на обновление. Если документ не обновлен вовремя, об этом узнает руководитель.
При подготовке заявки видно, какие документы из требований закупки уже есть и актуальны, а какие нужно запросить или обновить.
Такую библиотеку мы настроили и используем в нашей компании. Это не концепция, а рабочий инструмент, который закрывает проблему просроченных документов.
До торгов никто не зафиксировал, до какой цены компания готова снижаться. Решение принимают во время торгов, по телефону, под давлением. Итог — либо проигрыш из-за лишней осторожности, либо победа с нулевой маржой.
До торгов экономист заполняет в карточке тендера расчет: себестоимость, целевая маржа, минимальная допустимая цена. Расчет уходит на согласование по маршруту:
Каждый видит расчет и согласует или возвращает с комментарием. Специалист, который участвует в торгах, заранее знает согласованную минимальную цену и свои полномочия.
Итоговая цена после торгов тоже фиксируется в карточке. Эти данные потом работают на анализ проигрышей и прибыльности контрактов.
Обеспечение заявок, обеспечение исполнения контрактов, обеспечение гарантийных обязательств, банковские гарантии. Деньги заблокированы на разные сроки в разных тендерах. Общую сумму и даты возврата часто не знает никто, включая собственника.
Отдельная проблема — возврат. Обеспечение исполнения контракта заказчик возвращает после исполнения обязательств, и на практике часто только после письменного запроса поставщика. Если никто не напомнил, деньги лежат у заказчика месяцами.
В карточке каждого тендера фиксируются суммы обеспечения, вид обеспечения и ожидаемая дата возврата. Из этих данных строится отчет: сколько денег сейчас в обеспечении, по каким тендерам, когда должны вернуться, что уже просрочено.
Наступает срок возврата — ответственный получает напоминание
Письмо-запрос заказчику формируется из шаблона с данными из карточки
Деньги не вернулись в срок — робот ставит задачу на повторный запрос
В письмо автоматически подставляются номер закупки, реквизиты контракта, сумма и банковские реквизиты. Остается проверить и отправить.
Тендер выигран. Отдел выдохнул и переключился на следующие заявки. А тем временем идут сроки на подписание контракта и внесение обеспечения исполнения.
Риск по 44-ФЗ. За уклонение от заключения контракта победителя могут включить в реестр недобросовестных поставщиков. Это закрывает доступ к госзакупкам.
Выигранный тендер автоматически переходит на этап заключения контракта. Ответственные получают задачи со сроками: подготовить обеспечение исполнения, проверить проект контракта, подписать. Если срок под угрозой, руководитель узнает об этом заранее, а не в последний день.
После подписания контракт передается в исполнение: создается сделка или проект со всей историей тендера, документами и контактами заказчика. Команде исполнения не нужно заново собирать информацию.
Тендер проигран — его закрывают и забывают. Никто не записывает, кто победил, с какой ценой и почему отклонили нашу заявку. Та же ошибка повторяется в следующем тендере.
Закрыть тендер можно только после заполнения результата:
По 44-ФЗ эти данные публикуются в протоколах, их остается перенести в карточку.
Победитель сохраняется в CRM как компания-конкурент. Через год у отдела есть база: кто с кем конкурирует, по каким заказчикам, с каким снижением цены. Это прямо влияет на отбор тендеров и решение о цене.
Самое обидное в тендерах — проиграть не по цене, а из-за мелочи: просроченной справки, пропущенного разъяснения, забытого срока. Такие ошибки не видны, пока не случатся. Поэтому мы вынесли все, что держалось на памяти, в Битрикс24. Теперь система напоминает раньше, чем человек успевает забыть.
У каждой компании свой тендерный процесс. Но типовые этапы выглядят примерно так:
Когда все тендеры проходят через один процесс в Битрикс24, по этим этапам можно считать показатели. Например:
Эти цифры показывают, где отдел теряет больше всего:
| Что видно в цифрах | Где искать причину |
|---|---|
| Много заявок отклоняют при рассмотрении | Документы и качество подготовки |
| Заявки допускают, но не выигрывают | Цена или выбор тендеров |
| Отбор пропускает почти все | Критерии оценки слишком мягкие |
Для руководителя отдела это инструмент настройки работы команды. Для собственника — понятная картина: сколько тендеров отдел реально может отработать, сколько денег приносит и где его можно усилить без расширения штата.
Тендеры можно заводить вручную. Но при большом потоке ручной перенос данных — это и время, и ошибки. Если сервис поиска тендеров, которым пользуется компания, передает данные через API, его можно подключить к вашему Битрикс24.
Если у сервиса есть готовое приложение в Маркетплейсе Битрикс24, подключение проще. Если нет — интеграция настраивается через REST API Битрикс24. В обоих случаях для работы интеграций нужна подписка на Маркетплейс.
Все описанные сценарии строятся на стандартных инструментах Битрикс24:
Смарт-процессы и бизнес-процессы доступны на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз».
Не стоит автоматизировать все сразу. Порядок, который мы рекомендуем:
07 августа 2025
03 июля 2025
10 марта 2025