Как HR-отдел крупного производства стал нанимать персонал в 5 раз быстрее с помощью смарт-процессов Битрикс24
Как HR-отдел крупного производства стал нанимать персонал в 5 раз быстрее с помощью смарт-процессов Битрикс24
01 мая 2024
Мы — компания Ай-Ти-Про. Наш профиль — автоматизация процессов для производственных компаний.
Этот кейс — автоматизация подбора и найма персонала для предприятия ОАО «Цвет» на Битрикс24.
С какими задачами пришел заказчик
ОАО «Цвет» — производитель технологического и емкостного оборудования для пищевой, химической и фармакологической отраслей. Главный офис и производственная площадка находятся в Костроме. Филиалы компании открыты в трех городах.
На предприятии работает 400 сотрудников, 200 из них активно используют Битрикс24.
ОАО «Цвет» активно развивается, HR-отдел стабильно занят поиском офисных сотрудников и рабочих для производства. В компании уже использовалась программа «1С: Зарплата и управление персоналом 8», но в ней отсутствовали специфические для предприятия инструменты управления наймом сотрудников. Для обработки заявок и согласования кандидатов рекрутеры использовали электронную почту. Это и замедляло процесс подбора, и не позволяло отслеживать нагрузку HR-отдела.
Необходимо было выстроить бизнес-процесс подбора и найма персонала, организовать эффективное взаимодействие всех заинтересованных лиц, создать единую базу кандидатов.
Елена Бородина
Начальник отдела
управления персоналом ОАО «Цвет»
«Ведение кандидатов рекрутерами велось в произвольном виде — файлы разных форматов, хранение в разных местах. Резервная база у каждого рекрутера была своя. HR-менеджер больше времени тратил не на подбор идеального сотрудника, а на поиск информации о предыдущих кандидатах.
Если заявок на подбор персонала было много, то собеседования назначались с задержками, кандидаты терялись. Согласование кандидата могло затягиваться, мы не видели сроков и причин задержек».
Наше решение. Какие инструменты Битрикс24 мы использовали
Мы разбили проект на две части. Сначала реализовали систему заявок на новую вакансию от разных подразделений компании, а после — воронку подбора кандидатов.
- Разделили процесс на этапы и выделили роли участников
- Для автоматизации системы заявок использовали смарт-процесс Сделки в CRM
- Для автоматизации воронки подбора кандидатов спроектировали новый смарт-процесс
- Запустили автоматическое создание заданий и оповещений с помощью роботов
- Организовали внутри смарт-процессов чаты для оперативного обсуждения
- Настроили канбан-доску для наглядного представления этапов процесса
Протестируйте решение для подбора сотрудников на демо-стенде
Новая воронка найма для HR-отдела. Как это выглядит для заказчика
Заявка на новую вакансию проходит 11 этапов. На первом этапе руководитель подразделения создает новый элемент и запускает процесс работы с вакансией.
Руководитель HR-отдела назначает рекрутера, ответственного за эту заявку. А вакансия проходит несколько этапов согласований — в отделе управления персоналом, экономическом отделе, директором по персоналу. Для некоторых вакансий требуется согласование генеральным директором.
На этапе Выборка ответственный рекрутер запускает новый смарт-процесс Подбор кандидата на вакансию.
В этом смарт-процессе еще 13 этапов — от первичного интервью кандидата до начала адаптации уже принятого на работу сотрудника.
В воронке создали служебные стадии — Резерв и Не брать. Теперь на предприятии хранится единая база кандидатов и есть «черный» список.
Отметим интересные приемы, которые мы использовали.
На этапе Оффер автоматически формируется файл с текстом предложения для кандидата. По отзывам рекрутеров эта автоматизация примерно в 5 раз сократила их время на рассылку предложений.
На этапе Адаптация автоматически создаются задания о необходимости подготовить рабочее место сотрудника, внести его данные в информационные системы. Сотрудник с первого рабочего дня полноценно работает со всеми сервисами.
Еще одно любопытное решение — система контроля выполнения заданий. Если ответственный сотрудник не согласует документ более двух дней, то система находит в иерархии непосредственного руководителя этого сотрудника и подключает его в список согласующих. Если этот руководитель не соблюдает срок согласования, автоматически подключается вышестоящий коллега. И так — до генерального директора. Такое решение помогло сократить сроки согласования и теперь одобрения или отказы проходят практически без задержек.
Итоги внедрения
Процесс подбора и найма персонала стал наглядным для всех заинтересованных участников
Работа рекрутеров стала более системной и нацеленной на поиск профессиональных кандидатов
Использование специальной стадии в воронке позволило вести единую резервную базу кандидатов
Сократилось время для уточнения деталей о вакансии или кандидате. Чаты, привязанные к элементам воронки, обеспечили удобную коммуникацию между разными подразделениями
Кандидаты не теряются на этапах, быстрее проходят стадии согласований и приступают к работе
У заказчиков вакансий появился инструмент контроля процесса поиска и подбора персонала
В 3 раза сократилось время на поиск информации о кандидате. Результаты собеседований, тестирований, медосмотров находятся прямо в карточке CRM
В 5 раз сократилось время на рассылку офферов кандидатам на вакансию. Шаблон оффера формируется автоматически со всеми данными кандидата и условиями его работы
Елена Бородина
Начальник отдела
управления персоналом ОАО «Цвет»
«Проект вырос из бесплатного пилота. Постепенно появлялись новые идеи и пожелания. Бизнес-аналитики компании Ай-Ти-Про оперативно их отрабатывали, предлагая оптимальные варианты реализации.
Теперь мы можем оценивать занятость рекрутеров и эффективность их работы.
У нас появилась возможность улучшить конверсию — доводить большее количество кандидатов до оффера».
