Как автоматизировать проектные продажи с длинным циклом: опыт инжиниринговой компании
Содержание
Как автоматизировать проектные продажи с длинным циклом: опыт инжиниринговой компании
06 октября 2025
Когда компания использует 1С для учета, файловый сервер для документов, мессенджер для обсуждений и почту для переписки с клиентами — это не просто неудобно. Это прямой путь к потере информации, недопониманию в команде и замедлению продаж. Особенно критично это становится в проектном бизнесе, где цикл сделки длится месяцами, а в процессе участвуют несколько отделов.
О компании «Синтек»
Проблема: когда информация разбросана по четырем системам
- данные о проектах частично хранились в 1С, частично в документах на файловом сервере,
- внутренняя коммуникация велась через корпоративный мессенджер Squadus,
- переписка с клиентами шла по электронной почте.
Долгий поиск информации. Чтобы найти нужный документ или понять текущий статус проекта, приходилось проверять несколько источников. Где лежит последняя версия расчетов? Кто согласовывал проект? На каком этапе сейчас работа? Ответы на эти вопросы требовали времени.
Отсутствие единых стандартов. Каждый сотрудник вел информацию так, как привык. Один хранил все в папках на сервере, другой — в переписке, третий — в заметках. Новому сотруднику или руководителю разобраться в таком хаосе было сложно.
Риск недопонимания. Когда часть обсуждений идет в мессенджере, часть в почте, а документы лежат на сервере — легко упустить важную деталь. Кто-то не видел последнее обновление, кто-то забыл переслать файл, кто-то не в курсе изменений.
Как автоматизировать проектные продажи с длинным циклом: опыт инжиниринговой компании
06 октября 2025
Когда компания использует 1С для учета, файловый сервер для документов, мессенджер для обсуждений и почту для переписки с клиентами — это не просто неудобно. Это прямой путь к потере информации, недопониманию в команде и замедлению продаж. Особенно критично это становится в проектном бизнесе, где цикл сделки длится месяцами, а в процессе участвуют несколько отделов.
Содержание
О компании «Синтек»
Проблема: когда информация разбросана по четырем системам
- данные о проектах частично хранились в 1С, частично в документах на файловом сервере,
- внутренняя коммуникация велась через корпоративный мессенджер Squadus,
- переписка с клиентами шла по электронной почте.
Долгий поиск информации. Чтобы найти нужный документ или понять текущий статус проекта, приходилось проверять несколько источников. Где лежит последняя версия расчетов? Кто согласовывал проект? На каком этапе сейчас работа? Ответы на эти вопросы требовали времени.
Отсутствие единых стандартов. Каждый сотрудник вел информацию так, как привык. Один хранил все в папках на сервере, другой — в переписке, третий — в заметках. Новому сотруднику или руководителю разобраться в таком хаосе было сложно.
Риск недопонимания. Когда часть обсуждений идет в мессенджере, часть в почте, а документы лежат на сервере — легко упустить важную деталь. Кто-то не видел последнее обновление, кто-то забыл переслать файл, кто-то не в курсе изменений.
Длинный цикл сделки требует особой автоматизации?
Покажем, как выстроить процесс от лида до договора
Как устроены продажи в инжиниринговой компании
Мониторинг и первичный контакт. Менеджеры коммерческого отдела отслеживают инвестиционные проекты и потенциальных заказчиков через различные каналы. Когда находят перспективный проект, фиксируют его в системе и проводят первичный анализ возможностей.
Предквалификация руководителем. Не каждый проект стоит того, чтобы вкладывать в него ресурсы команды. Руководитель коммерческого отдела оценивает проект по целевым критериям и принимает решение — двигаться дальше или нет.
Получение технического задания. Если проект прошел предквалификацию, менеджер получает от заказчика техническое задание. Это точка, когда лид превращается в реальную возможность.
Углубленная bid/no bid оценка. Команда проводит детальный анализ проекта. В зависимости от сложности используется строгая или нестрогая оценка. При строгой — решение должен принять каждый участник процесса. При нестрогой — достаточно согласия одного из экспертов.
Подготовка проектно-расчетной документации. После одобрения проекта создается заявка в проектно-расчетный отдел. Инженеры готовят расчеты, документацию, техническо-коммерческое предложение.
Согласование документации. Готовую документацию проверяют и утверждают профильные специалисты. После внутреннего согласования материалы отправляются заказчику.
Подписание договора. Когда заказчик согласовал предложение, подписывается договор и запускается реализация проекта.
Решение: единая CRM с гибкой автоматизацией
Воронка лидов: от первого контакта до получения ТЗ
Автоматическая предквалификация. Настроили бизнес-процесс, который рассчитывает процент соответствия проекта целевым критериям компании. Система автоматически оценивает проект по заданным параметрам и выдает результат. Руководитель коммерческого отдела получает уже предварительно квалифицированный лид с понятными цифрами.
Согласование руководителем. На этапе предквалификации бизнес-процесс автоматически создает задание для руководителя. Он видит результаты автоквалификации и принимает финальное решение — продолжать работу с проектом или нет. Не нужно искать менеджера, переспрашивать детали, собирать информацию по крупицам — все данные в карточке лида.
Автоматический переход в воронку продаж
Воронка продаж: от оценки до договора
Гибкая логика оценки проекта. Для оценки проектов создали два варианта бизнес-процесса: строгая и нестрогая оценка. Менеджер запускает нужный вариант вручную в зависимости от сложности проекта.
Автоматическое планирование действий. На каждом этапе воронки роботы автоматически создают дела с напоминаниями. Менеджер видит, что нужно сделать на текущей стадии, когда это нужно сделать, и получает уведомление о приближении дедлайна.
Уведомления о движении проекта. Когда проект перемещается между этапами, система автоматически информирует менеджера и его руководителя. Не нужно спрашивать статус, устраивать летучки для синхронизации — информация приходит в нужный момент нужным людям.
Смарт-процесс подготовки ТКП: связь продаж и проектного отдела
Автоматическое создание заявки. На этапе подготовки ТКП в воронке продаж робот автоматически создает предзаполненную заявку в проектно-расчетный отдел. Вся информация о проекте, стройплощадке, заказчике уже в карточке заявки. Менеджеру не нужно звонить, писать, объяснять — система сама передала все данные.
Множественная связь с проектом. Один проект может требовать несколько расчетов или вариантов предложения. Настроили связь заявок с проектом так, чтобы менеджер видел статус всех заявок на подготовку ТКП прямо из карточки проекта. Не нужно искать каждую заявку отдельно — полная картина в одном месте.
Автоматизация работы инженеров. В карточке заявки руководитель проектно-расчетного отдела выбирает наблюдателей. После этого триггер автоматически создает предзаполненный шаблон задачи для детализации работ. Ответственный инженер выполняет расчеты, готовит документацию и направляет результат руководителю на контроль.
Бизнес-процесс утверждения. Когда документация готова, руководитель перемещает заявку на этап проверки ТКП. Система автоматически формирует задания на утверждение для профильных специалистов. Каждый проверяет свою часть, принимает решение, и система фиксирует результат.
Система согласований и справочники
Справочник стройплощадок. Создали отдельный смарт-процесс для хранения информации о стройплощадках и контроля их статусов. Этот список используется как справочник при заполнении проектов и заявок на подготовку ТКП. Единая база объектов для всех процессов.
Система заместителей. Настроили смарт-процесс для ситуаций, когда утверждающий находится в отпуске, отгуле или на больничном. В бизнес-процессах согласования система автоматически проверяет наличие заместителя и направляет задание нужному человеку. Процесс не останавливается из-за отсутствия одного сотрудника.
Журнал согласований. Создали отдельный смарт-процесс, который фиксирует всю цепочку согласования. В любой момент можно посмотреть, кто согласовывал проект или документ, когда это произошло, на каком этапе находится утверждение сейчас. Полная прозрачность процесса.
Результаты внедрения
Единое пространство для работы. Информация о клиентах, данные по проектам, вся коммуникация — теперь в одном месте. Не нужно искать файлы по папкам, спрашивать коллег, проверять несколько систем. Открыл карточку проекта — и видишь всю историю, все документы, все обсуждения.
Экономия времени руководителя. Автоматическая предквалификация лидов с расчетом процента соответствия целевым критериям позволила руководителю коммерческого отдела фокусироваться на принятии решений, а не на сборе и анализе базовой информации. Система делает первичную оценку, руководитель смотрит на ключевые моменты.
Прозрачность подготовки документации. Руководители видят статус каждой заявки на подготовку ТКП. Связь заявок с проектами дает полную картину по любому проекту. Не нужно спрашивать инженеров, звонить в проектно-расчетный отдел — вся информация в системе.
Исключение ошибок ручного переноса. Автоматическое создание связанных карточек и заявок устранило необходимость вручную копировать данные между воронками. Меньше рутины, меньше ошибок, больше времени на работу с клиентами.
Контроль согласований. Журнал согласований и система заместителей обеспечили прозрачность и непрерывность процессов утверждения. Проекты не застревают из-за отсутствия одного сотрудника, всегда понятно, на каком этапе находится согласование.
Почему это сработало
Сложная логика без компромиссов. Битрикс24 позволил реализовать строгую и нестрогую оценку проектов, систему заместителей, множественные связи между сущностями. Не пришлось упрощать процессы под возможности системы — систему настроили под реальные процессы бизнеса.
Связь всех элементов. Лиды автоматически переходят в проекты, проекты создают заявки на подготовку ТКП, заявки связаны с проектами обратно. Информация движется между сущностями без участия людей. Это не набор отдельных инструментов, а единая система.
Быстрое внедрение. Два месяца от старта до работающего решения. Не год планирования и разработки, не бесконечные итерации и доработки. Провели демонстрацию, подобрали тариф, настроили процессы, обучили команду — и система заработала.
Масштабируемость. Система готова к росту компании. Появятся новые направления — добавим воронки. Изменятся процессы — скорректируем автоматизацию. Система растет вместе с бизнесом.
Когда проектной компании нужна CRM
Признаки того, что нужна система:
- Информация о проектах разбросана по нескольким системам, и поиск данных занимает значительное время.
- В процессе продаж участвуют несколько отделов, и нет единого источника правды о статусе проекта.
- Длинный цикл сделки с множеством согласований, и часть решений теряется в переписках.
- Отсутствуют стандарты ведения информации, каждый сотрудник работает по-своему.
- Руководители не видят полной картины по проектам и тратят время на сбор информации.
Ключевые требования к CRM для проектных продаж:
- Гибкость настройки под специфичные процессы компании без упрощения логики работы.
- Возможность автоматизировать сложные сценарии с условиями, ветвлениями, множественными согласованиями.
- Связь между разными сущностями — лидами, проектами, заявками, документами.
- Прозрачность процессов для всех участников с разными уровнями доступа.
- Автоматизация рутины — уведомлений, напоминаний, переноса данных между этапами.
- Возможность быстрого внедрения без многомесячной разработки.