Как автоматизировать реестр писем в Битрикс24 и сократить время обработки документов на 60%

Posted on 7 августа, 202513 октября, 2025 by Ирина Задунайская

Содержание

Когда переписка превращается в хаос

Почему стандартная интеграция почты не решила бы задачу

Как устроен реестр писем

Связь с проектами — вся переписка в одном месте

Прозрачность процесса: кто и что делает

Что делать, если ответственный в отпуске

Результаты внедрения

Когда вашей компании нужен реестр писем в Битрикс24

Как автоматизировать реестр писем в Битрикс24 и сократить время обработки документов на 60%

07 августа 2025

В проектном бизнесе каждое письмо — это не просто формальность. Это согласование условий, защита позиции подрядчика, фиксация договоренностей. Потерять важную переписку или не найти ее в нужный момент — значит поставить под удар весь проект.

Именно с такой проблемой к нам обратилась проектно-изыскательская компания из сферы строительства и дизайна.

Когда переписка превращается в хаос

Проектная компания занимается проектно-изыскательскими работами в строительстве и дизайне. В команде 5-10 человек. Компания активно участвует в тендерах и ведет проектные продажи — направления, где каждое письмо имеет юридическое значение.

До обращения к нам компания использовала только бесплатный тариф Битрикс24 без специализированных инструментов документооборота. Вся переписка хранилась простыми файлами. Проблемы копились:

Нет цепочки переписки. Письма лежали отдельными файлами — чтобы восстановить историю общения с контрагентом, приходилось вручную искать и сопоставлять документы.

Нет связи с проектами. Непонятно, какая переписка относится к какому проекту. Особенно если с одной компанией велось несколько проектов одновременно.

Нет контроля сроков. Входящие письма могли затеряться, на них забывали отвечать. Исходящие отправлялись без должного согласования.

Риски для бизнеса. При работе с тендерами и спорными ситуациях невозможно быстро предоставить полную историю переписки. Это прямые убытки и репутационные потери.

Задача была четкой: создать реестр входящих и исходящих писем с возможностью утверждения, автоматического создания задач и привязки к проектам.

Как автоматизировать реестр писем в Битрикс24 и сократить время обработки документов на 60%

07 августа 2025

Содержание

Когда переписка превращается в хаос

Почему стандартная интеграция почты не решила бы задачу

Как устроен реестр писем

Связь с проектами — вся переписка в одном месте

Прозрачность процесса: кто и что делает

Что делать, если ответственный в отпуске

Результаты внедрения

Когда вашей компании нужен реестр писем в Битрикс24

Когда переписка превращается в хаос

Почему стандартная интеграция почты не решила бы задачу

Первое, что приходит в голову — настроить интеграцию почты с CRM Битрикс24. Но после детального интервью с заказчиком стало понятно: этот путь не подходит.

CRM-интеграция хороша для продаж и работы с клиентами. Но у проектной компании другая специфика:

Нужен именно реестр — структурированный учет каждого письма с регистрационными номерами и статусами
Требуется формальное согласование исходящих писем по цепочке руководителей
Важна юридическая значимость — каждое письмо должно пройти определенный путь и зафиксировать все этапы
Необходима связь с проектами — вся переписка по проекту в одном месте, независимо от того, кто из сотрудников вел переписку

Мы подобрали тариф Профессиональный и создали комплексное решение на базе смарт-процессов Битрикс24.

Узнайте, как Битрикс24 может решить ваши задачи с документооборотом. Проведем бесплатный аудит ваших процессов

Как устроен реестр писем

Мы разработали два отдельных реестра — для входящих и исходящих писем. Это принципиально важно, потому что у них разные жизненные циклы.

Входящие письма: от регистрации до ответа

Входящее письмо проходит четыре этапа:

Регистрация

Секретарь получает письмо от контрагента и регистрирует его в системе — вносит основные данные, прикрепляет файл.

Маршрутизация

Автоматически запускается бизнес-процесс, который создает задание руководителю. Руководитель назначает ответственного исполнителя за это письмо.

Подготовка ответного письма

Ответственный исполнитель получает задание, в котором нужно принять решение — требуется ли ответ на входящее письмо.

Если ответ нужен, исполнитель готовит текст и прикрепляет файл. После этого карточка входящего письма автоматически переходит на следующий этап, а в системе создается карточка исходящего письма с этим текстом.

Исполнено

Входящее письмо считается обработанным. Связь между входящим и исходящим сохраняется.

Если ответ не требуется — карточка сразу переходит в статус Исполнено.

Исходящие письма: согласование и отправка

Исходящее письмо тоже проходит четыре этапа:

Черновик

Сотрудник создает письмо или оно формируется на основе входящего, на которое нужно ответить.

Утверждение

Здесь работает автоматическая цепочка согласования. Письмо передается от одного руководителя к другому согласно структуре организации, настроенной в Битрикс24.

Каждый руководитель в цепочке может утвердить письмо или отправить на доработку. Если письмо отправили на доработку — оно возвращается автору, который вносит правки и запускает согласование заново.

Подготовка ответного письма

После того, как все руководители утвердили письмо, автоматически создается задание секретарю — отправить письмо контрагенту.

Исполнено

Секретарь отправляет письмо и переводит карточку на финальный этап. Автоматически создается задача — получить от контрагента входящий номер письма и зафиксировать его в системе.

Это важно для полноты учета: не просто отправили письмо, но и получили подтверждение, что оно зарегистрировано у контрагента.

Связь с проектами — вся переписка в одном месте

Ключевая особенность реестра — каждое письмо привязывается к проекту через настроенные связи.

Теперь всю цепочку переписки с контрагентом можно увидеть:

При этом не важно, кто из сотрудников компании вел переписку с конкретным человеком в организации контрагента. Вся история собрана в одном месте.

Это решает главную боль: при возникновении спорной ситуации или необходимости подготовить документы для тендера вся переписка по проекту доступна за несколько кликов.

Прозрачность процесса: кто и что делает

Для руководителя важно видеть, на каком этапе находится каждое письмо, и кто сейчас за него отвечает. Мы настроили смарт-процесс Журнал маршрутизации и согласования.

В нем фиксируется:

Вся информация о маршрутизации и согласовании собрана в одном месте. При этом таймлайн карточки письма не перегружен и отражает только самые важные события.

Что делать, если ответственный в отпуске

В Битрикс24 нет встроенного инструмента, который автоматически перенаправляет задания на заместителя, если сотрудник отсутствует.

Мы решили эту проблему через отдельный смарт-процесс Заместители. К нему обращаются бизнес-процессы при маршрутизации или согласовании писем. Если ответственный сотрудник в отпуске или на больничном — задание автоматически уходит его заместителю.

Процесс не останавливается из-за отсутствия одного человека. Это критично для проектного бизнеса, где сроки ответов на письма часто жесткие.

Результаты внедрения

Время обработки писем сократилось на 60%. Раньше на регистрацию, поиск ответственного, согласование и контроль отправки уходили дни. Теперь — часы.

80% рутинных операций автоматизированы. Система сама направляет письма нужным людям, создает задачи, переводит на следующие этапы. Сотрудники занимаются содержанием писем, а не организацией процесса.

100% корреспонденции под контролем. Ни одно письмо не потеряется. Каждое проходит все этапы, все фиксируется в системе.

Полная прозрачность процессов. Руководство видит, кто и над чем работает, где возникают задержки. Появился эффективный инструмент контроля юридически значимой переписки.

История переписки всегда под рукой. При возникновении спорных ситуаций или подготовке к тендерам вся переписка по проекту доступна мгновенно. Это защищает интересы компании и экономит время на поиск документов.

Сотрудники избавились от рутины. Не нужно отслеживать, кто должен согласовать письмо, кому отправить на ознакомление, кто забыл ответить. Система сама контролирует процесс и напоминает о задачах.

Когда вашей компании нужен реестр писем в Битрикс24

Реестр входящих и исходящих писем особенно полезен, если у вас:

Юридически значимая переписка

Каждое письмо — не просто информирование, а согласование условий, фиксация позиций, документальное подтверждение договоренностей.

Работа с тендерами

Нужно быстро предоставлять полную историю переписки с контрагентами, доказывать свою позицию документами.

Проектный бизнес

Ведете одновременно несколько проектов с разными контрагентами, важно видеть всю переписку по каждому проекту отдельно.

Требуется согласование

Исходящие письма должны проходить через несколько уровней утверждения, но сейчас это делается хаотично — по почте, в мессенджерах, устно.

Потеря контроля

Письма теряются, на них забывают отвечать, непонятно, кто за что отвечает. Руководитель не видит текущего состояния переписки.

Риски для бизнеса

Были случаи, когда из-за потерянной переписки или несвоевременного ответа возникали финансовые или репутационные потери.

Если узнали свою компанию хотя бы в двух пунктах — пора наводить порядок в документообороте.

С чего начать

Автоматизация документооборота начинается с анализа ваших процессов. Как сейчас движутся письма в компании? Кто их регистрирует, кто согласовывает, как контролируются сроки?

На базе этого анализа мы подбираем оптимальный тариф Битрикс24 и создаем решение под ваши задачи. Используем смарт-процессы, бизнес-процессы, интеграции — все инструменты платформы.

Результат — прозрачная система, где каждое письмо проходит установленный маршрут, ничего не теряется, все под контролем. А главное — сотрудники работают с содержанием, а не тратят время на рутину.

Еще статьи по теме

Как руководителю не потерять контроль над проектами: 5 системных решений в Битрикс24

03 июля 2025

Как мы сократили время обработки рекламаций на производстве в 2 раза с помощью Битрикс24

10 марта 2025

Интеграция Битрикс24 и 1С: как оплачивать счета в 2 раза быстрее с помощью вебхуков

27 сентября 2024

Теги: Кейсы, Документооборот