Шаблоны договоров в Битрикс24: как оптимизировать процессы даже на базовом тарифе
Шаблоны договоров в Битрикс24: как оптимизировать процессы даже на базовом тарифе
30 августа 2024
В конструкторах документов можно создать что угодно — договоры, коммерческие предложения, счета, акты выполненных работ. Менеджер сформирует документ за несколько минут, заполняя поля в заранее настроенном шаблоне. Возникает проблема: шаблонов расплодилось много и требуются усилия, чтобы выбрать нужный.
На продвинутых тарифах Битрикс24 с помощью смарт-процессов можно автоматизировать выбор шаблона. Настроенная система сама подберет его в зависимости от заполненных параметров в карточке документа. А вот пользователи Базового и Стандартного тарифов вынуждены создавать отдельные шаблоны под каждый набор параметров.
Мы — компания Ай-Ти-Про. Наш профиль — автоматизация бизнес-процессов для производственных и сервисных компаний. В этом кейсе рассказываем, как оптимизировали создание договоров с десятками параметров на Базовом тарифе Битрикс24.
С какими задачами пришел заказчик
Базовый тариф Битрикс24 — это стартовый пакет, предназначенный для небольших команд. Он предоставляет основные функции для организации рабочего пространства и коммуникации.
Базовый тариф часто выбирают начинающие команды, которым пока не нужны сложные автоматизации, аналитика, инструменты для управления проектами. Однако даже небольшим командам необходимо оптимизировать процессы и избавляться от рутинных задач. Например, сократить время на подготовку документов.
С такой задачей пришел заказчик — оптимизировать процесс формирования договоров с клиентами, исключить ошибки менеджеров при ручном вводе данных.
Loft Street предоставляет в аренду помещения и проводит мероприятия — свадьбы, вечеринки, презентации.
Для расчета стоимости и заключения договора команде приходится учитывать множество параметров. Менеджер выбирает тип клиента — организация или частное лицо, какое из имеющихся помещений будет использоваться, какое специальное оборудование потребуется и на какой срок, нужен ли кейтеринг и на сколько гостей и еще несколько десятков опций.
Чтобы сократить время на составление такого договора, в компании самостоятельно создали 16 шаблонов на тарифе Базовый Битрикс24. Менеджер легко заполнял поля в карточке договора, но часто ошибался с выбором нужного шаблона.
Наше решение на Битрикс24
Первым делом мы избавились от многообразия шаблонов и оставили только два — по адресам площадок. Они различаются видом спецификаций и их невозможно было объединить в один шаблон без использования инструмента смарт-процессы, которого нет в Базовом тарифе. Поэтому, свести все параметры документа в один шаблон не получилось. Но два шаблона вместо шестнадцати — это уже успех.
А дальше — кропотливая работа вместе с командой заказчика. Мы выбрали все изменяемые параметры в прототипе договора и заменили их на коды полей из CRM Битрикс24, чтобы система понимала, куда и какие значения нужно подставлять в готовом документе.
Итоги внедрения
Сократилось время команды на подготовку документов
Исключены ошибки ручного ввода — документы без опечаток с актуальными данными
Два шаблона вместо шестнадцати — менеджеры безошибочно выбирают нужный
Оптимизирован ключевой бизнес-процесс без перехода на более функциональный тариф
