Как ускорить согласование договоров с 3 недель до 3 дней с помощью Битрикс24
Как ускорить согласование договоров с 3 недель до 3 дней с помощью Битрикс24
15 апреля 2024
Мы — компания Ай-Ти-Про. Наш профиль — автоматизация процессов для производственных компаний.
Этот кейс — разработка процесса согласования договоров с поставщиками в компании Главснаб.
С какими задачами пришел заказчик
Главснаб поставляет строительные материалы частным лицам и организациям. В 2024 году у компании более 500 партнеров-поставщиков.
В Главснабе в согласовании договоров с поставщиками, как правило, участвуют несколько специалистов. Категорийный менеджер определяет предмет поставки и сроки. Представители финансовой службы оценивают договор с точки зрения экономической эффективности. Юристы отвечают за соответствие договоров внутренним требованиям компании и действующим законодательным актам. Служба безопасности обеспечивает снижение правовых рисков в сделке.
Процесс согласования договоров часто бывает длительным. Участники процесса переписываются по e-mail или в чатах. При этом менеджер не знает, на какой стадии согласования или у какого ответственного лица находится договор.
Задержка согласования на любом этапе тормозила весь процесс, а это отражалось на эффективности компании.
Наше решение. Какие инструменты Битрикс24 мы использовали
Ульяна Беляева
Бизнес-аналитик Ай-Ти-Про
«Мы проанализировали, как происходит внутренняя работа с договорами, создали общую схему процесса и предложили решение: ускорить процесс согласования договоров с поставщиками за счет наглядного представления этапов, разделения ролей участников процесса, установки лимитов времени на прохождение каждого этапа и возможности быстрого обсуждения деталей в общем чате договора».
Стартовый прототип сценария мы разработали за 2 недели. И потом еще в течение месяца вносили корректировки по заявкам заказчика.
Что сделали для реализации:
- Разделили процесс на этапы и выделили роли участников процесса согласования
- Настроили права участников процесса согласно ролевой модели
- Разработали маршруты согласования. Для автоматизации использовали смарт-процесс Битрикс24
- Запустили автоматическое создание заданий и оповещений с помощью роботов
- Организовали внутри смарт-процесса чат для оперативного обсуждения
- Настроили канбан-доску для наглядного представления этапов процесса
Обсудите свой проект с бизнес-аналитиком
Новый процесс согласования договоров. Как это выглядит для заказчика
В результате определили 9 основных этапов процесса согласования. Расскажем, что происходит сейчас на каждом из них.
Черновик
Категорийный менеджер отдела закупок на первом этапе создает карточку договора, заполняет анкету поставщика, загружает исходную версию договора.
Сохраняет карточку и переводит процесс на следующий этап.
Проверка рисков
Офис-менеджер выявляет факторы риска поставщика в сервисе Контур.Фокус и прикрепляет выписку из ЕГРЮЛ.
Система проверяет заполнение обязательных для согласования полей и при положительном ответе автоматически переводит карточку договора на новую стадию.
Согласование юридическим отделом
При переходе на этот этап процесс генерирует задание на согласование договора для юриста.
Юрист изучает данные поставщика и исходный договор. В чате процесса он может быстро запросить дополнительную информацию у менеджера и других участников согласования.
Дополнительное согласование
После первичной проверки юристом может потребоваться участие других служб.
Юрист выбирает дополнительных согласующих, а система создает задания и уведомления для этих участников.
Финансовый директор, Бухгалтер, Сотрудник службы безопасности выдают резолюции на работу с поставщиком.
Окончательное согласование
На этой стадии юридический отдел с учетом всех дополнительных условий окончательно утверждает договор или формирует протокол разногласий.
После подтверждения согласования карточка договора переходит на этап Заключение договора.
Заключение договора
На этом этапе Менеджер получает автоматически созданное задание. Он заключает договор с поставщиком, получает подписанные экземпляры документов.
После загрузки скан-копий договор автоматически переводится на очередной этап.
Отправка в 1С
На этой стадии работает автоматический обмен. Через API данные о заключенном договоре загружаются в систему 1С. А после успешной загрузки договор переходит на следующую стадию.
Предоставление оригинала договора
Эта стадия — специфическая для нашего заказчика. Если в течение 30 дней менеджер не получит от контрагента оригинал договора и не предоставит его в юридический отдел, работа с поставщиком будет остановлена.
Оригиналы договоров использует юридическая служба, чтобы защитить интересы компании в суде или для обоснования законности операций в надзорных органах.
Действующий договор
После прохождения всех этапов с финальной отметкой о предоставлении оригинала договор переходит в стадию Действующий договор.
Итоги внедрения
Процесс согласования стал наглядным для всех заинтересованных участников
Сотрудники получают уведомления о поступивших на рассмотрение договорах. Они вовремя приступают к своим задачам с любого доступного устройства
Упростилась работа менеджера по заключению договоров с поставщиками
Повысилась скорость прохождения согласования: вместо нескольких недель — до 1-3 дней
Любой договор стало легко найти, появился доступ ко всем согласованиям прямо в карточке CRM
Кроме самого договора к карточке можно прикрепить любые необходимые для согласования документы — доверенности, письма, учредительные документы. Все участники процесса мгновенно получают к ним доступ
Возможность замещения ролей. Если кто-то из участников цепочки согласования договора находится в отпуске, то права передаются другому ответственному сотруднику. Маршрут согласования пройдет с учетом этой передачи прав, процесс не остановится
У руководства появился инструмент контроля работы с поставщиками, выявления «узких» мест и их оптимизации. Система следит за сроками каждого этапа согласования договора и оповещает руководителя о задержках в процессе
Получите быстрое и недорогое решение
Еще статьи по теме
01 апреля 2024
