Видеоконференции в Битрикс24: 5 советов для успешных онлайн-совещаний

14 октября 2024

В предыдущей статье мы рассказали, как решали «совещательные проблемы» у себя в компании с точки зрения бизнеса. Поделились опытом борьбы с непродуктивными собраниями и решениями для эффективного использования времени команды.

Сегодня сосредоточимся на технической стороне вопроса. Не будем подробно описывать, на какие кнопки нужно нажать в системе, чтобы запланировать встречу, пригласить участников и начать звонок. Мы поделимся несколькими лайфхаками, которые упростят жизнь и сберегут нервные клетки организатора при проведении видеоконференций в Битрикс24.

Содержание

Выбор подходящего инструмента планирования

Проверка связи

Совместная работа на собрании

Приглашение сторонних участников

Фиксация результатов

Отличия между веб-версией и десктоп-приложением

1. Выбор подходящего инструмента планирования

В Битрикс24 можно запланировать звонок с помощью функции Собрания и планерки. Для этого нужно в главном меню перейти в раздел Компания, выбрать пункт Время и отчеты, затем — Собрания и планерки и создать новое собрание.

Но гораздо проще планировать встречи сразу из чата, задачи или календаря.

События, созданные через функцию Собрания и планерки или через календарь группы почти не отличаются друг от друга, но первый инструмент хуже интегрируется с расписанием сотрудников. На этапе приглашения коллег он не дает возможности оценить их занятость в выбранный слот времени. Тогда как планирование собрания в календаре позволяет сразу видеть занятость участников, избежать долгих согласований и накладок и быстро выбрать удобные для всех часы совместной работы.

2. Проверка связи

Как бы банально ни звучал этот совет: проверяйте все оборудование до начала видеоконференции. Битрикс24 предоставляет специальный сервис тестирования видеозвонков. Достаточно перейти по ссылке и, следуя инструкциям на экране, проверить качество звука и изображения. Если возникнут проблемы, сервис предложит варианты решения. Этим же способом можно воспользоваться, если неполадки произошли уже во время звонка. Нажмите в нижнем левом углу на стрелочку возле микрофона или камеры и в открывшемся меню выберите пункт Запустить проверку. А затем вновь действуйте по инструкции.

3. Совместная работа на собрании

Во время видеоконференции в Битрикс24 делиться своим экраном с коллегами могут одновременно несколько участников. Это особенно полезно, когда идет оживленная дискуссия, требующая наглядного подтверждения. Пользователям не нужно запрашивать разрешение на демонстрацию или ждать, пока коллега завершит показ своего экрана. Однако стоит помнить, если ведется запись звонка, в итоговом видеофайле отобразится только экран пользователя, который инициировал запись.

Участники могут не только общаться в чате собрания, но и активно взаимодействовать с докладчиком, не прерывая его. Они могут создавать и совместно редактировать документы, таблицы и презентации, а также просматривать результаты предыдущих собраний. Все это возможно благодаря функции Документ в окне звонка.

Функция Хочу сказать дает возможность участникам экологично продемонстрировать свое желание задать вопрос или озвучить мнение, а ведущему — увидеть список таких желающих в хронологическом порядке.

Организуйте эффективную совместную работу во время видеоконференции в Битрикс24

4. Приглашение сторонних участников

Если на собрании требуется присутствие партнеров или заказчиков, не зарегистрированных в вашем Битрикс24, просто создайте конференцию и отправьте приглашенным ссылку и пароль для подключения. Участникам останется лишь перейти по ссылке и ввести пароль для подключения с телефона или компьютера. Дополнительная регистрация в Битрикс24 или установка приложения не требуются. Система автоматически создаст чат для этой конференции, в котором можно обсудить все важные вопросы с коллегами.

5. Фиксация результатов

Чтобы не потерять решения, принятые на совещании, фиксируйте их прямо во время встречи. Для этого в Битрикс24 в тарифах Стандартный и Профессиональный существуют шаблоны резюме с автозаполнением полей. Секретарю встречи нужно выбрать функцию Документ, затем — Резюме встречи. Сервис сам заполнит поля:

Файл протокола автоматически опубликуется в чате собрания и сохранится на диске.

По умолчанию все участники собрания имеют права на редактирование протокола. К совместной работе с резюме встречи можно пригласить коллег, которые не состоят в чате, или разрешить чтение всем сотрудникам компании. В настройках можно ограничить доступ по времени, установить пароль на просмотр документа, разрешить редактирование определенным пользователям.

Еще одна полезная функция — создание задач из сообщения. Превращайте договоренности в поручения прямо во время собрания. Для этого достаточно отметить сообщение в чате собрания, нажать три точки, а потом выбрать пункт Создать задачу. Заполните нужные поля, назначьте исполнителей и отслеживайте процесс выполнения.

Чтобы коллеги имели возможность освежить в памяти нюансы видео-встречи, запишите ее. Запись сохранится на Диск Битрикс24, и вы сможете поделиться ей со всеми участниками собрания.

И бонус: Отличия между веб-версией и десктоп-приложением

Хотя браузерная версия позволяет принимать полноценное участие в видеозвонках, некоторые полезные функции в ней недоступны:

уведомление о звонке поверх всех программ. Браузер не покажет всплывающее окно, если вы параллельно будете работать в другой программе, а с десктоп-приложением вы сразу увидите уведомление о звонке.
запись звонка, изменение фона и выбор аватара также работают только в приложении Битрикс24.

Надеемся, наши лайфхаки помогут вам избежать технических сложностей и улучшить взаимодействие с коллегами и партнерами при подготовке и проведении видеоконференций в Битрикс24.

Оптимизируйте совещания с помощью Битрикс24

Еще статьи по теме

Как мы в Ай-Ти-Про боремся с бесполезными собраниями

13 сентября 2024

Как выбрать CRM для малого бизнеса: 5 ключевых критериев

1 июля 2024

Как HR-отдел крупного производства стал нанимать персонал в 5 раз быстрее с помощью смарт-процессов Битрикс24

1 мая 2024

Теги: Совместная работа, Автоматизация бизнес-процессов