80% всех договоров — типовые, но и они нуждаются в проверке.
Наше решение упрощает работу с договорами и ускоряет процесс согласования.
Полный цикл работы с договором — это непростой процесс, в котором обычно участвуют сразу несколько подразделений компании. И это влечет за собой риски возникновения ошибок и размытые сроки согласования
Низкая скорость согласования срывает сделки
Не понятно, у кого из ответственных договор находится на согласовании
Невозможно найти комментарии и историю правок
Нет оригинала договора, чтобы защитить интересы компании в суде
Нельзя достоверно оценить загруженность юридического отдела
Нет гарантии, что договор прошел все необходимые стадии согласования
Решение Согласования и договоры — удобная цифровая система управления договорами, разработанная компанией Ай-Ти-Про на платформе Битрикс24
Использование типовых шаблонов для подготовки проектов договоров
Быстрый поиск договоров
Сокращение длительности согласования за счет автоматической маршрутизации
Контроль работы и сроков согласования ответственными сотрудниками
Отслеживание сроков действия договоров, автоматизированная пролонгация или архивирование
Позволяют создавать любые маршруты согласования и запараллелить процессы
Чаты, привязанные к договорам, обеспечивают удобную коммуникацию между разными подразделениями
На 90% сокращает поиск нужных документов
Помогает вовремя выполнять действия по договору с помощью заданий
Договоры хранятся в электронном реестре, вместе с историей изменений — найти нужную информацию легко
О дате истечения срока договора оповещаются все ответственные за договор сотрудники
Разрешает внести правки непосредственно в системе
Помогает выполнить задачу с любого доступного устройства
Обеспечьте эффективное взаимодействие сотрудников —
инициаторов договоров и согласующих лиц
Если договор поступил от контрагента, то он загружается в систему из файла. Договоры хранятся в виде электронных карточек с реквизитами, описывающими договор и с полной историей изменений. Найти нужную информацию легко
В карточку можно загрузить дополнительные соглашения, приложения, акты, счета и другие документы. Сотрудники получают быстрый доступ ко всему комплекту документов
В списке договоров легко найти все созданные в системе договоры, используя поиск по любым известным реквизитам — ответственному менеджеру, дате, контрагенту
Маршрут и задачи согласования формируются в системе автоматически. Система по настроенным для компании правилам сама направит документ на рецензирование согласующим лицам
Участникам согласования система направляет задания. Указание сроков рассмотрения документа позволяет контролировать и ускорять согласование договора
Инициатор договора всегда знает, на каком этапе согласования находится документ, и кто сейчас работает с ним. Решение позволяет отслеживать статус договора в режиме онлайн и быть в курсе всех изменений в любое время
За выбранное время до окончания срока действия договора система автоматически отправит ответственному менеджеру уведомление. Сотрудник сможет своевременно инициировать продление договора или проконтролировать его выполнение и закрытие
Система разграничения прав позволяет ограничить доступ к конфиденциальной информации
Договоры и все связанные с ними документы хранятся в единой базе, позволяя легко отслеживать иерархию договорных документов
Автоматизация пригодится, если согласование в вашей компании занимает несколько дней, если в процессе участвуют больше трех сотрудников из разных подразделений и работать им приходится с большим объемом документов.
В нашем решении нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляем всех задействованных в процессе участников.
В решении можно использовать два варианта действий для таких ситуаций. Первый — изначально настроить систему на автоматическое перенаправление заданий замещающим сотрудникам. Этот вариант подходит компаниям с установившейся системой замещений.
Второй вариант подойдет для небольших компаний или для нетипичных ситуаций — администратор системы за пару минут вручную может установить нового ответственного.
На срок реализации влияют два условия.
Первое — наличие готовой схемы процесса. Если у вас есть готовый план согласования — это сократит сроки внедрения.
Второе — количество этапов согласования и согласующих. Чем больше стадий проходит договор и чем больше участников в процессе — тем больше настроек автоматизации нужно сделать.
Обычно проект занимает 5-7 дней. 1 день на сбор ваших требований. 1-2 дня на разработку прототипа и согласование с вами. В зависимости от сложности реализация решения потребует от 1 до 3 дней. И 1-2 дня на презентацию решения вашим сотрудникам.
Стоимость проекта будет зависеть от его сложности. Мы назовем ее точно сразу после первой встречи и обсуждения задачи.
Средняя стоимость внедрения решения Согласования и договоры составляет 25 000 рублей.
Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для участников процесса,
чтобы ускорить обработку документов
Кейс компании Главснаб
