13 сентября 2024
Привет! Я — Максим Кузьмин, CEO в Ай-Ти-Про.
Уверен, что в бесцельных дискуссиях на рабочих собраниях участвовали и страдали все. Существует множество мнений о том, что от встреч стоит отказаться в пользу альтернативных методов.
Я придерживаюсь правила: делать все, что не требует живого обсуждения, другими способами. Например, мы не собираемся всей компанией, чтобы узнать новости или сообщить сотрудникам о новом регламенте. Для этого есть лента в Битрикс24, командные чаты и база знаний.
Но полностью отказаться от встреч невозможно. Есть задачи, которые нельзя решить в одиночку. Собрания нужны нам для обсуждения и принятия решений, которые помогают команде двигаться вперед.
В этой статье я поделюсь, как мы боремся с непродуктивными собраниями и пытаемся эффективно использовать время команды.
Из всех видов собраний — оперативных, стратегических, проблемных — чаще всего мы проводим оперативные собрания. Обычно это еженедельные встречи команд, чтобы собрать свежие данные по заключенным сделкам, выбрать задачи для недельного спринта или проконтролировать выполнение договоренностей.
Еще мы встречаемся для решения конкретных проблем, обсуждения нестандартных ситуаций или принятия изменений. На таких встречах мы совместно обрабатываем теншены сотрудников. Теншен в холократии — это проблема или сложность, которая мешает работе. Мы работаем с теншенами, чтобы из них рождались позитивные изменения в компании.
И конечно, любые собрания не всегда проходят продуктивно. Мы проанализировали весь процесс от планирования собрания до фиксирования принятых решений, выявили пять проблем.
Отсутствие организатора
Если некому озвучить повестку, задать вопросы, направить ход обсуждения по плану, то совещание превращается в суетливое и неинформативное мероприятие.
Участники не подготовлены
Если сотрудники приходят на встречу, не зная, о чем конкретно пойдет речь, какие задачи нужно обсудить, не изучив документы, то собрание становится обсуждением случайных тем.
Нет цели и регламента
Без конкретного плана и поставленных целей встречи к конструктивному решению можно так и не прийти. «Обсудить текущие проблемы» — это плохая цель, так как она ставит задачу поколебать воздух. «Решить, с каким оборудованием участвуем в конкурсе» — хорошая цель.
Неподходящие участники
На совещание стоит приглашать только тех сотрудников, которые владеют ситуацией и могут внести эффективные предложения.
Это наша «любимая» ошибка. Кажется, что, чем больше людей позовем, чем больше мнений услышим, тем лучше будет результат. Но чаще всего на таких многолюдных собраниях большинство участников впустую теряют время.
Размытый результат
Если по итогам совещания участникам непонятно, что от них требуется, договоренности не будут выполнены. Все согласились, что «надо сделать», но вопрос кто и когда будет делать, оставили открытым.
Оперативные еженедельные планерки в командах мы делаем регулярными. Встречи всегда запланированы в расписании — в один и тот же день, в одно время. Если собрание не нужно, его легко отменить. Гораздо сложнее согласовывать время для внезапной встречи, удобное для всех участников.
Оперативные встречи организует тимлид. Он определяет вопросы для обсуждения и выкладывает материалы для предварительного изучения. А для организации тактических встреч в команде есть роль секретаря. Она переходящая, один раз в месяц по очереди передается другому сотруднику. Секретарь собирает теншены участников, формирует повестку, определяет лимиты времени. Он же выступает модератором во время встречи —следит за соблюдением регламента, не дает возможности докладчикам выходить за рамки предоставленного времени.
Повестку совещания обязательно публикуем заранее. В Битрикс24 она еще и отражается в новостной ленте — не обязательно открывать календарь, чтобы ее увидеть. Участники встречи могут задать вопросы или внести предложения по повестке в комментариях, это экономит время самого собрания. Документы и материалы мы прикрепляем в карточку этого совещания, рассылать их отдельно каждому участнику нет необходимости.
Секретарь бронирует время встречи. В календаре Битрикс24 это удобно сделать с учетом занятости — сразу видны свободные слоты у всех участников.
Автоматически рассылается приглашение, которое можно принять или отклонить. Если приглашение принято, событие добавляется в личный календарь. Заранее до начала собрания автоматически приходит напоминание о встрече.
Онлайн встречи проводим тоже в Битрикс24, не используем сторонние системы ВКС. Проведение совещаний в формате видеоконференций через Битрикс24 позволяет участвовать всем сотрудникам, независимо от их местоположения, можно подключиться с мобильного телефона.
Во время видеоконференции докладчик может демонстрировать экран, показать презентацию. Это делает выступление живым, наглядным и повышает вовлеченность участников.
С помощью функции поднятой руки участники могут привлечь внимание, чтобы задать вопрос или добавить комментарий. Слово им предоставляет модератор.
Секретарь фиксирует принятые решения прямо во время совещания, а после — публикует протокол в ленте новостей. Все участники обязательно ставят реакцию на сообщение. Лайк — увидел, прочитал, согласен. Тут же в чате оперативно обсуждаем забытые вопросы и делимся мнениями по ходу выполнения задач.
Каждое решение превращается в задачу в Битрикс24. Важно, что задачи мы сразу назначаем конкретным сотрудникам и можем отслеживать прогресс их выполнения.
Если встреча длительная, на ней разбирали что-то сложное, то обязательно делаем запись. Запись встречи дает возможность просмотреть ключевые моменты собрания, вернуться к обсуждению, если что-то было упущено или требует уточнения.
До идеала нам далеко, но определенный прогресс наметился. Мы полностью автоматизировали «совещательную» рутину в Битрикс24. Согласование времени, рассылка приглашений, напоминания, постановка задач — ничего не делаем вручную. Собрали обратную связь от сотрудников. Все признают, что работа секретаря-модератора, четкая повестка и контроль времени делают встречи более продуктивными и экономят время. Стали фиксировать все решения и трансформировать их в задачи конкретным сотрудникам с контролем выполнения.
15 августа 2024
