Золотой партнер
Золотой партнер
07 августа 2025
Нет цепочки переписки. Письма лежали отдельными файлами — чтобы восстановить историю общения с контрагентом, приходилось вручную искать и сопоставлять документы.
Нет связи с проектами. Непонятно, какая переписка относится к какому проекту. Особенно если с одной компанией велось несколько проектов одновременно.
Риски для бизнеса. При работе с тендерами и спорными ситуациях невозможно быстро предоставить полную историю переписки. Это прямые убытки и репутационные потери.
07 августа 2025
Нет цепочки переписки. Письма лежали отдельными файлами — чтобы восстановить историю общения с контрагентом, приходилось вручную искать и сопоставлять документы.
Нет связи с проектами. Непонятно, какая переписка относится к какому проекту. Особенно если с одной компанией велось несколько проектов одновременно.
Риски для бизнеса. При работе с тендерами и спорными ситуациях невозможно быстро предоставить полную историю переписки. Это прямые убытки и репутационные потери.
Секретарь получает письмо от контрагента и регистрирует его в системе — вносит основные данные, прикрепляет файл.
Автоматически запускается бизнес-процесс, который создает задание руководителю. Руководитель назначает ответственного исполнителя за это письмо.
Ответственный исполнитель получает задание, в котором нужно принять решение — требуется ли ответ на входящее письмо.
Если ответ нужен, исполнитель готовит текст и прикрепляет файл. После этого карточка входящего письма автоматически переходит на следующий этап, а в системе создается карточка исходящего письма с этим текстом.
Входящее письмо считается обработанным. Связь между входящим и исходящим сохраняется.
Если ответ не требуется — карточка сразу переходит в статус Исполнено.
Сотрудник создает письмо или оно формируется на основе входящего, на которое нужно ответить.
Здесь работает автоматическая цепочка согласования. Письмо передается от одного руководителя к другому согласно структуре организации, настроенной в Битрикс24.
Каждый руководитель в цепочке может утвердить письмо или отправить на доработку. Если письмо отправили на доработку — оно возвращается автору, который вносит правки и запускает согласование заново.
После того, как все руководители утвердили письмо, автоматически создается задание секретарю — отправить письмо контрагенту.
Секретарь отправляет письмо и переводит карточку на финальный этап. Автоматически создается задача — получить от контрагента входящий номер письма и зафиксировать его в системе.
Это важно для полноты учета: не просто отправили письмо, но и получили подтверждение, что оно зарегистрировано у контрагента.
Время обработки писем сократилось на 60%. Раньше на регистрацию, поиск ответственного, согласование и контроль отправки уходили дни. Теперь — часы.
80% рутинных операций автоматизированы. Система сама направляет письма нужным людям, создает задачи, переводит на следующие этапы. Сотрудники занимаются содержанием писем, а не организацией процесса.
100% корреспонденции под контролем. Ни одно письмо не потеряется. Каждое проходит все этапы, все фиксируется в системе.
Полная прозрачность процессов. Руководство видит, кто и над чем работает, где возникают задержки. Появился эффективный инструмент контроля юридически значимой переписки.
История переписки всегда под рукой. При возникновении спорных ситуаций или подготовке к тендерам вся переписка по проекту доступна мгновенно. Это защищает интересы компании и экономит время на поиск документов.
Сотрудники избавились от рутины. Не нужно отслеживать, кто должен согласовать письмо, кому отправить на ознакомление, кто забыл ответить. Система сама контролирует процесс и напоминает о задачах.
Каждое письмо — не просто информирование, а согласование условий, фиксация позиций, документальное подтверждение договоренностей.
Нужно быстро предоставлять полную историю переписки с контрагентами, доказывать свою позицию документами.
Ведете одновременно несколько проектов с разными контрагентами, важно видеть всю переписку по каждому проекту отдельно.
Исходящие письма должны проходить через несколько уровней утверждения, но сейчас это делается хаотично — по почте, в мессенджерах, устно.
Письма теряются, на них забывают отвечать, непонятно, кто за что отвечает. Руководитель не видит текущего состояния переписки.
Были случаи, когда из-за потерянной переписки или несвоевременного ответа возникали финансовые или репутационные потери.
Автоматизация документооборота начинается с анализа ваших процессов. Как сейчас движутся письма в компании? Кто их регистрирует, кто согласовывает, как контролируются сроки?
На базе этого анализа мы подбираем оптимальный тариф Битрикс24 и создаем решение под ваши задачи. Используем смарт-процессы, бизнес-процессы, интеграции — все инструменты платформы.
Результат — прозрачная система, где каждое письмо проходит установленный маршрут, ничего не теряется, все под контролем. А главное — сотрудники работают с содержанием, а не тратят время на рутину.
03 июля 2025
10 марта 2025
27 сентября 2024
Теги: Кейсы, Документооборот