27 сентября 2024
Мы — компания Ай-Ти-Про. Наш профиль — автоматизация бизнес-процессов для торговых, производственных и сервисных компаний.
В этом кейсе рассказываем об использовании вебхуков для интеграции Битрикс24 и 1С в бизнес-процессе оплаты счетов для ювелирной компании.
Компания Империал — производитель ювелирных изделий из Костромы, ювелирной столицы нашей страны. Представительства компании находятся в нескольких городах России и Казахстана.
Финансовый департамент компании обратился за оптимизацией бизнес-процесса оплаты счетов по заявкам разных подразделений.
Процесс оплаты счетов был организован так: сотрудники из разных подразделений — производства, отдела продаж, управления персоналом — создавали в Битрикс24 заявки на оплату. Прикрепляли счета и другие документы и назначали исполнителя задачи — бухгалтера.
А дальше начиналось «расследование». Бухгалтер должен был выяснить — для какого подразделения счет, в какие сроки его нужно оплатить, согласован ли счет руководителем и другие условия, необходимые для оплаты. Для решения этих вопросов приходилось звонить автору задачи, писать в личный чат или на почту.
Закончив «следственные действия», бухгалтер переходил из Битрикс24 в учетную программу 1С:Финансист. Создавал документ Заявка на расходование денежных средств, заполнял все данные из счета и проводил оплату.
После успешной оплаты или отказа в согласовании бухгалтер возвращался в задачу в Битрикс24 и закрывал ее, заполняя комментарий «оплачено» или «отклонено».
Выяснение необходимой информации и работа в двух программах отнимали много ресурсов у сотрудников бухгалтерии.
К нам заказчик пришел с задачей — оптимизировать работу бухгалтерии по оплате счетов. Во-первых, нужно исключить двойную работу — ручное создание заявки на оплату и в Битрикс24, и в 1С:Финансист. А во-вторых — стандартизовать параметры для оплаты, сделав бухгалтерское «расследование» необходимым только для сложных оплат.
Инструментом для интеграции Битрикс24 и 1С:Финансист мы выбрали вебхуки.
Вебхуки в Битрикс24 — это способ автоматизации, который позволяет выполнять интеграции со сторонними системами без использования программирования.
По принципу работы они подразделяются на:
входящие. Активируются, если к порталу были запросы из других систем по специальной ссылке, сгенерированной заранее.
исходящие. Выполнение определенного события инициирует отправку данных из Битрикс24 на заданный адрес, где они могут дальше обрабатываться.
Такая автоматизация позволяет реализовать различные сценарии интеграции Битрикс24 с другими системами, не вкладывая значительные денежные средства.
Новая схема работы выглядит так: сотрудники подразделений по-прежнему создают заявки на оплату счетов в Битрикс24. При этом сразу заполняют обязательные поля, исключая необходимость бухгалтеру приходить за уточнениями. В 90% случаев бухгалтер вообще не заходит в систему заявок в Битрикс24.
На нужной стадии Битрикс24 создает исходящий вебхук и отправляет в 1С:Финансист параметры заявки на оплату — ИНН контрагента, подразделение, дату оплаты, сумму платежа, ссылку на скачивание файла и другие необходимые для оплаты данные.
Получив вызов, 1С:Финансист запускает обработку создания и заполнения документа. Система сама создает новый документ Заявка на расходование денежных средств, а поля заявки автоматически заполняются данными из Битрикс24.
После проведения или отклонения оплаты теперь уже со стороны 1С передается вебхук. Он поступает в Битрикс24 и автоматически создает нужный комментарий в задаче — оплачено или отклонено, и закрывает заявку в Битрикс24.
Задача бухгалтера свелась только к проведению документа в 1С и редким уточнениям по нестандартным платежам.
На 90% сократили время бухгалтеров при оплате счетов: больше не нужно делать двойную работу в разных системах
Исключили ошибки ручного ввода при заполнении заявок на оплату: информация о контрагенте находится и загружается автоматически по ИНН
Процесс согласования оплаты стал наглядным для всех участников: сотрудники оперативно получают уведомления об успешной оплате или отклонении переданных заявок
