Документооборот уходит в онлайн,
а подписание упрощается до клика.
Теперь поставить подпись можно
в Битрикс24. И там же работать
с задачами и чатиться — все внутри одного сервиса.
Нет трат на электронные ключи для новых сотрудников. Это сильно снижает расходы компании, особенно при большой текучке кадров
5 шагов в течение 1 дня для подключения Госключа к вашему Битрикс24. И 3 минуты
для подключения каждого сотрудника
Современные и удобные рабочие процессы нравятся сотрудникам. Это делает компанию привлекательным местом работы
Не нужно регистрировать всех в отдельном сервисе. Теперь подписание там же, где
и вся работа — в Битрикс24
Кадровый электронный документооборот снижает нагрузку на сотрудников кадровой службы
Госключ — это мобильное приложение от Минцифры РФ, в котором можно бесплатно получить сертификат усиленной электронной подписи.
Каждый работник устанавливает на телефон приложение Госключ и бесплатно получает личную электронную подпись
Компания подключает Госключ к Битрикс24
И все. Подписание документов с использованием Госключа готово. Теперь можно создать документ в Битрикс24 и отправить сотруднику, который подпишет его своей подписью из Госключа
Перейти на кадровый электронный документооборот Битрикс24 проще, чем кажется
Трудовой договор
Договор о материальной ответственности
Ученический договор
Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
Дополнительные соглашения к вышеперечисленным документам
Приказ о применении дисциплинарного взыскания
Уведомление об изменении сторонами условий трудового договора
Трудовой договор
Договор о материальной ответственности
Ученический договор
Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, согласие на перевод
Дополнительные соглашения к вышеперечисленным документам
Приказ о применении дисциплинарного взыскания
Ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора
4 документа, которые по закону нужно подписывать только на бумаге:
приказ об увольнении, инструктаж по охране труда, акт о несчастном случае, бумажная трудовая книжка
С офисными, удаленными и работающими «в полях» без компьютера сотрудниками можно подписать документы онлайн. Не нужно ехать в офис, отправлять документы по почте или курьером.
Компании не потребуется организовывать обучение и делать инструкции. А сотрудникам не придется долго изучать: все процессы органично вплетаются в привычный интерфейс Битрикс24. Это понравится вашим сотрудникам.
Мгновенное уведомление о новых документах. Сотруднику нужно просто достать телефон и нажать на кнопку для подписи. Это ускоряет процесс подписания.
Массовое подписание. Парой кликов отправляйте документ сразу всем нужным людям.
Поддержка МЧД. Подписывайте некоторые документы за руководителя по доверенности.
Напоминания для всех сразу. Если сотрудники вовремя не подписали документ, руководитель или кадровик может создать чат сразу на всех и напомнить одним сообщением.
Автоматизация. Все этапы согласования, через которые проходит документ, в Битрикс24 уже автоматизированы. Например, когда сотрудник поставит подпись, HR-менеджеру придет уведомление, а документ сам перейдет к следующему участнику. Все уже настроено для вас.
Документы будут в безопасности — они сохраняются в Битрикс24. С быстрым поиском и удобной фильтрацией нужный документ найдется за несколько секунд. Посмотреть и скачать файлы можно с ноутбука или телефона. А сотрудник сможет найти свои подписанные документы в личном профиле.
В Битрикс24 КЭДО действует гибкая система ролей и прав доступа. Роли можно быстро распределять по сотрудникам, не тратя время на долгие настройки прав. Например, если кто-то увольняется, роль с правами доступа можно быстро передать другому человеку в компании.
Работа с документами, чаты, задачи — все в рамках одного окна Битрикс24. Не потребуется раздавать сотрудникам доступы к множеству сервисов, а работникам не нужно переключаться между десятками приложений.
Битрикс24 КЭДО бесплатно доступен на облачных тарифах Профессиональный и Энтерпрайз и в коробочной версии
Для начала нужно скачать Госключ на смартфон — он доступен во всех основных магазинах приложений.
Для подписания кадровых документов нужна УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись.
Для создания УНЭП у сотрудника должен быть подтвержденный профиль на портале государственных услуг. Вся процедура займет буквально несколько минут.
Подпись формируется на один год, после чего ее можно будет выпустить заново. Приложение заблаговременно напомнит об истечении действия сертификата. Ограничений по количеству инсталляций на одного человека нет — можно установить приложения на смартфон и планшет и пользоваться ими по необходимости.
Переход на кадровый ЭДО — дело добровольное как для компаний, так и для работников. Такие правила устанавливают ст. 22.2 ТК РФ. Перейти может только часть сотрудников, но на практике, если руководители компании приняли для себя решение о переходе на КЭДО, то сотрудники намного проще принимают нововведение.
Да, такой вариант возможен. Некоторые компании переводят в КЭДО только часть кадровых процессов, которые генерируют самый большой объем документов, например, трудоустройство и оформление отпусков.
Срок зависит от количества работников и документов. Чем больше работников, тем дольше вам придется их оповещать. Некоторые компании сначала внедряют КЭДО для 1-2 отделов или только для отпусков, а после тестовой эксплуатации переводят на КЭДО всю компанию.
В минимальный пакет кадровых документов для перевода компании на КЭДО входят 4 документа
Положение о кадровом ЭДО
Этот документа утверждает работодатель. Работников с ним нужно ознакомить до начала электронного взаимодействия. В документе указывают условия, установленные ст. 22.2 ТК РФ: сведения об информационных системах, которые вы применяете для КЭДО, порядок доступа к системе, документы и категории работников, на которых вы распространяете КЭДО, сроки подписания работником электронных документов, исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумаге.
Уведомление о переходе на КЭДО
Это документ, который работодатель вручает действующим работникам. В нем сообщают о переходе компании на КЭДО и праве работника дать согласие на переход. Форма документа свободная.
Согласие на применение КЭДО
Документ подписывают у работников и лиц, поступающих на работу. Он доказывает законность электронного взаимодействия. Если подписанного согласия нет, тогда применять КЭДО с этим работником нельзя.
Соглашение об электронном взаимодействии
Закон не запрещает знакомить работников электронно с положением о КЭДО, электронно уведомить их о переходе на КЭДО, подписать с ними электронно согласие об электронном взаимодействии. Но есть мнение, что безопаснее для работодателя оформить эти документы на бумаге.
