Согласования и договоры на Битрикс24

Согласовывайте договоры быстро и удобно с Ай-Ти-Про

80% всех договоров — типовые, но и они нуждаются в проверке.

Наше решение упрощает работу с договорами и ускоряет процесс согласования.

Проблема

Полный цикл работы с договором — это непростой процесс, в котором обычно участвуют сразу несколько подразделений компании. И это влечет за собой риски возникновения ошибок и размытые сроки согласования

Низкая скорость согласования срывает сделки

Не понятно, у кого из ответственных договор находится на согласовании

Невозможно найти комментарии и историю правок

Нет оригинала договора, чтобы защитить интересы компании в суде

Нельзя достоверно оценить загруженность юридического отдела

Нет гарантии, что договор прошел все необходимые стадии согласования

Решение

Решение Согласования и договоры — удобная цифровая система управления договорами, разработанная компанией Ай-Ти-Про на платформе Битрикс24

Использование типовых шаблонов для подготовки проектов договоров

Быстрый поиск договоров

Сокращение длительности согласования за счет автоматической маршрутизации

Контроль работы и сроков согласования ответственными сотрудниками

Отслеживание сроков действия договоров, автоматизированная пролонгация или архивирование

Цифровая система управления договорами

Гибкие маршруты

Позволяют создавать любые маршруты согласования и запараллелить процессы

Групповое обсуждение

Чаты, привязанные к договорам, обеспечивают удобную коммуникацию между разными подразделениями

Удобный поиск

На 90% сокращает поиск нужных документов

Контроль сроков

Помогает вовремя выполнять действия по договору с помощью заданий

Полный порядок в договорах

Договоры хранятся в электронном реестре, вместе с историей изменений — найти нужную информацию легко

Своевременное продление или закрытие

О дате истечения срока договора оповещаются все ответственные за договор сотрудники

Встроенный редактор

Разрешает внести правки непосредственно в системе

Мобильное приложение

Помогает выполнить задачу с любого доступного устройства

Сделайте прозрачной договорную работу

Обеспечьте эффективное взаимодействие сотрудников —

инициаторов договоров и согласующих лиц

Как происходит работа с договорами

1. Создание договора

Если договор поступил от контрагента, то он загружается в систему из файла. Договоры хранятся в виде электронных карточек с реквизитами, описывающими договор и с полной историей изменений. Найти нужную информацию легко

В карточку можно загрузить дополнительные соглашения, приложения, акты, счета и другие документы. Сотрудники получают быстрый доступ ко всему комплекту документов

В списке договоров легко найти все созданные в системе договоры, используя поиск по любым известным реквизитам — ответственному менеджеру, дате, контрагенту

2. Согласование договора

Маршрут и задачи согласования формируются в системе автоматически. Система по настроенным для компании правилам сама направит документ на рецензирование согласующим лицам

Участникам согласования система направляет задания. Указание сроков рассмотрения документа позволяет контролировать и ускорять согласование договора

Инициатор договора всегда знает, на каком этапе согласования находится документ, и кто сейчас работает с ним. Решение позволяет отслеживать статус договора в режиме онлайн и быть в курсе всех изменений в любое время

3. Контроль сроков и архив

За выбранное время до окончания срока действия договора система автоматически отправит ответственному менеджеру уведомление. Сотрудник сможет своевременно инициировать продление договора или проконтролировать его выполнение и закрытие

Система разграничения прав позволяет ограничить доступ к конфиденциальной информации

Договоры и все связанные с ними документы хранятся в единой базе, позволяя легко отслеживать иерархию договорных документов

Вопросы и ответы

В каких случаях нужно использовать решение Согласования и договоры?

Автоматизация пригодится, если согласование в вашей компании занимает несколько дней, если в процессе участвуют больше трех сотрудников из разных подразделений и работать им приходится с большим объемом документов.

Сколько участников можно добавить в цепочку согласований?

В нашем решении нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляем всех задействованных в процессе участников.

Что делать, если согласующий сотрудник ушел в отпуск или уволился?

В решении можно использовать два варианта действий для таких ситуаций. Первый — изначально настроить систему на автоматическое перенаправление заданий замещающим сотрудникам. Этот вариант подходит компаниям с установившейся системой замещений. Второй вариант подойдет для небольших компаний или для нетипичных ситуаций — администратор системы за пару минут вручную может установить нового ответственного.Второй вариант подойдет для небольших компаний или для нетипичных ситуаций — администратор системы за пару минут вручную может установить нового ответственного.

Сколько времени потребуется для реализации процесса согласования с учетом наших особенностей на нашем портале?

На срок реализации влияют два условия.
Первое — наличие готовой схемы процесса. Если у вас есть готовый план согласования — это сократит сроки внедрения.
Второе — количество этапов согласования и согласующих. Чем больше стадий проходит договор и чем больше участников в процессе — тем больше настроек автоматизации нужно сделать.
Обычно проект занимает 5-7 дней. 1 день на сбор ваших требований. 1-2 дня на разработку прототипа и согласование с вами. В зависимости от сложности реализация решения потребует от 1 до 3 дней. И 1-2 дня на презентацию решения вашим сотрудникам.

Сколько стоит внедрение решения Согласования и договоры?

Стоимость проекта будет зависеть от его сложности. Мы назовем ее точно сразу после первой встречи и обсуждения задачи.
Средняя стоимость внедрения решения Согласования и договоры составляет 25 000 рублей.

Оптимизируйте процесс согласования документов

Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для участников процесса,

чтобы ускорить обработку документов

Опыт наших заказчиков

Кейс компании Главснаб

Как ускорить согласование договоров с 3 недель до 3 дней с помощью Битрикс24

Все кейсы