Содержание

Что построили: система подбора на Битрикс24

Что получил заказчик от автоматизации подбора

Технические детали: как устроен подбор внутри

Как «Синтек» построил единую систему подбора персонала — от заявки на вакансию до выхода сотрудника

16 апреля 2026

«Синтек» работает с крупными промышленными и инфраструктурными объектами, поэтому найм инженерных и производственных специалистов идет непрерывно и в больших объемах. До проекта отклики терялись между каналами, а согласования затягивались без единого контроля сроков. Теперь весь процесс — от заявки на вакансию до выхода нового сотрудника — идет в одной системе на Битрикс24, без ручной сверки данных между источниками.

Как «Синтек» построил единую систему подбора персонала — от заявки на вакансию до выхода сотрудника

16 апреля 2026

Содержание

Что было до автоматизации подбора

Что построили: система подбора на Битрикс24

Как работает подбор персонала теперь

Что получил заказчик от автоматизации подбора

Технические детали: как устроен подбор внутри

Что было до автоматизации подбора

Подбор строился на разрозненных каналах и ручных действиях.

Отклики приходили с сайта компании, с hh.ru и в мессенджер MAX — параллельно и без единой точки сбора. Единого справочника кандидатов не было: если человек откликался на вакансию во второй раз, никто не видел, что он уже обращался раньше.

Согласование кандидатов с руководителями отделов, на чьи позиции шел подбор, было неструктурированным — сроки принятия решений никто не контролировал. Офферы готовились вручную, а рутина рекрутера — контроль сроков, проверка занятости участников собеседования, перенос данных между системами — ложилась на людей.

Задача звучала так: построить сквозной процесс подбора с автоматизацией рутины и контролем сроков на каждом этапе.

Что построили: система подбора на Битрикс24

Систему собрали на нескольких связанных инструментах Битрикс24:

смарт-процесс «Вакансии» — справочник и реестр заявок на подбор;
две воронки CRM — «Массовый отбор» для потока откликов с сайта и «Подбор персонала» для точечного найма с согласованием заказчика;
интеграции с внешними каналами — мессенджером MAX, hh.ru и формой на сайте компании через REST API;
бизнес-процессы контроля — поиск повторных обращений и защита от дублирования контактов;
шаблоны офферов, настроенные под обе воронки.

Как работает подбор персонала теперь

Согласование вакансии — до старта поиска

Прежде чем начнется поиск кандидата, вакансию нужно согласовать. Смарт-процесс «Вакансии» проходит путь от новой заявки до старта поиска: согласующие получают задание одновременно, а не по очереди, поэтому согласование проходит быстрее, а вопросы к инициатору задаются прямо в чате карточки.

Руководители отделов видят стадию поиска по каждой открытой позиции по счетчикам в списке вакансий — принято, просмотрено, количество собеседований — и не запрашивают статус у рекрутера отдельно.

Массовый отбор без потерянных откликов

Для потока откликов с сайта работает отдельная воронка. Система сама назначает ответственного в зависимости от того, в какую организацию группы компаний направлен отклик. Дальше рекрутер ведет кандидата по этапам, а система контролирует сроки: если решение по кандидату не принято в течение 3 и 10 дней после отклика — приходит напоминание, а при отсутствии реакции карточка уходит в отказ, и кандидату автоматически отправляется письмо.

Подбор персонала с согласованием заказчика

Для позиций, которые закрываются точечно, настроена более детальная воронка с этапом согласования у руководителя-заказчика. Он изучает резюме прямо в системе и принимает решение; если кандидат одобрен — рекрутеру автоматически ставится задача назначить собеседование, а в карточке сразу видна занятость участников встречи. После собеседования система через 3 часа сама переводит карточку на этап обратной связи от руководителя, чтобы решение не затягивалось.

Все каналы — в одной карточке

Общение с кандидатами по MAX ведется в самом Битрикс24, без переключения между приложениями. Отклики с hh.ru рекрутер выгружает выборочно, вместе с резюме и данными кандидата. Форма на сайте подключена через REST API — отклик сразу попадает в карточку воронки массового отбора без ручного переноса.

Что получил заказчик от автоматизации подбора

Технические детали: как устроен подбор внутри

Этот раздел — для тех, кто хочет разобраться в механике решения подробнее.

Смарт-процесс «Вакансии»

Полная схема: Новая заявка → Утверждение заявки → Формирование вакансии → Поиск кандидата. Как только вакансия согласована, карточка автоматически переходит на стадию «Формирование вакансии». Дальше рекрутер вручную переводит ее на «Поиск кандидатов». Вакансия закрывается автоматически в момент, когда кандидат найден. Если на одну позицию нужно несколько сотрудников, это указывается прямо в карточке — тогда вакансия закроется только после выхода последнего из них.

Воронка «Массовый отбор» (8 стадий)

Новая анкета → Пригласить → Решение кандидата → Требуются переговоры → Ожидание выхода на работу → Отказать / Кадровый резерв / Принять на работу.

Когда анкета поступает с сайта, система назначает ответственным главного инженера — в зависимости от того, в какую организацию группы компаний направлен отклик. Ответственный определяет условия найма и вручную переводит карточку на «Пригласить».

На стадии «Ожидание выхода на работу» обязательно к заполнению поле «Дата выхода кандидата». Как только дата указана, рекрутеру автоматически ставится задача — за день до выхода уточнить у кандидата, действительно ли он выходит в назначенный срок.

Воронка «Подбор персонала» (14 стадий)

Новый отклик → Первичное интервью → Анкета с нашего сайта → Отправлено заказчику → Назначить собеседование → Собеседование запланировано → Обратная связь от руководителя → Отложены → Оферта → Обратная связь → Ожидание выхода → Принят на работу / Отказать / Кадровый резерв.

Отклики в эту воронку попадают в том числе с hh.ru: рекрутер выборочно выгружает нужные отклики в Битрикс24 через браузерный плагин. Плагин проверяет контакт на дубликат и позволяет сразу связать отклик с конкретной вакансией из реестра. Вместе с откликом в CRM выгружается вся информация по кандидату, включая файл резюме. Если кандидата вносит рекрутер вручную, система сама заводит для него контакт — отдельно создавать карточку не требуется.

На этапе «Отправлено заказчику» запускается согласование: заказчик изучает резюме и согласовывает или отклоняет кандидата. Если кандидат согласован, рекрутеру автоматически ставится задача — назначить собеседование; в карточке сразу видна занятость участников встречи. После собеседования система через 3 часа автоматически переводит карточку на «Обратная связь от руководителя». Заказчик выносит вердикт: согласован — карточка идет на «Оферта», не согласован — автоматически в отказ.

На этапе «Оферта» рекрутер получает уведомление о решении заказчика и формирует документ по шаблону — при необходимости скачивает, вносит правки и отправляет готовый вариант кандидату прямо из карточки. Если кандидат согласен с офертой — карточка переходит на «Ожидание выхода», а после фактического выхода — на «Принят на работу». Если отказался — рекрутер на свое усмотрение переводит его либо в «Кадровый резерв», либо в «Отказ».

Шаблоны офферов

Настроены отдельно для обеих воронок и под разные юридические лица группы компаний — рекрутер формирует документ на свое усмотрение прямо из карточки отклика, не переключаясь на внешние программы.

Интеграции: все каналы — в одной карточке

Платформа позволила собрать в одном месте все каналы взаимодействия с кандидатом — мессенджеры, звонки, письма. Настроена интеграция с MAX — общение ведется в едином окне без переключения между приложениями. Настроена выгрузка откликов с hh.ru. Прием анкет с сайта реализован через REST API Битрикс24: ITPRO провела консультацию по работе с API, и заказчик самостоятельно интегрировал прием анкет со своего сайта — теперь отклик сразу попадает в карточку воронки «Массовый отбор» без ручного переноса данных.

Метка «Повторное обращение»

У Битрикс24 повторным обращением считается только ранее закрытое как успешное. Для HR это не подходит: кандидат мог раньше попасть в кадровый резерв и через время снова откликнуться — формально не «успешное» обращение, а фактически повторное. Настроен отдельный бизнес-процесс: при поступлении отклика система ищет в базе контакт с такими же контактными данными и, если находит, добавляет в название отклика метку «Повторное обращение». Процесс работает в обеих воронках.

Поиск дублей до создания контакта

Встроенные в Битрикс24 инструменты ищут дубли среди уже существующих записей — то есть дубль сначала нужно создать, чтобы система его нашла. Здесь нужна была обратная логика: не допустить создания дубля вообще. Бизнес-процесс проверяет базу контактов до создания новой записи. Если совпадений нет — создается новый контакт. Если есть — новый контакт не создается, отклик присоединяется к найденному, а рекрутер получает предупреждение о возможном повторном обращении.

Оба процесса объединяет один принцип: проверка базы происходит до записи, а не после — в отличие от стандартной логики CRM «из коробки».

Разберем ваш текущий процесс подбора и покажем, что можно автоматизировать в первую очередь

Реальные примеры улучшений после внедрения

Когда Excel уже не справляется с масштабом: как «Синтек» выстроил управляемую логистику в Битрикс24

04 марта 2026

Как автоматизировать проектные продажи с длинным циклом: опыт инжиниринговой компании

06 октября 2025

Как Битрикс24 помогает избежать простоев на производстве: кейс мебельной фабрики Дифорд

05 мая 2025

Теги: Кейсы, Автоматизация бизнес-процессов, HR-процессы